Thêm nhân viên
XCaphe sử dụng số điện thoại + PIN để nhân viên đăng nhập — không cần email, không cần nhớ mật khẩu phức tạp.
Vai trò nhân viên chi nhánh
| Vai trò | Quyền hạn chính |
|---|---|
| 👑 Chủ cửa hàng | Toàn quyền — doanh thu, nhân sự, menu, kho, cài đặt |
| 🏪 Quản lý chi nhánh | Vận hành chi nhánh — đơn hàng, kho, ca làm việc |
| ☕ Pha chế (Barista) | Xem đơn trên màn hình barista, cập nhật trạng thái |
| 💳 Thu ngân / Phục vụ | Tạo đơn, thêm món, xử lý thanh toán |
Chi tiết quyền hạn theo vai trò:
| Tính năng | Chủ cửa hàng | Quản lý | Pha chế | Thu ngân |
|---|---|---|---|---|
| Xem doanh thu & báo cáo | ✓ | Chi nhánh | ✗ | ✗ |
| Quản lý nhân viên | ✓ | Xem | ✗ | ✗ |
| Tạo & sửa đơn hàng | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ |
| Huỷ đơn / Hoàn tiền | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Quản lý menu | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Nhập kho & kiểm kê | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Cập nhật trạng thái pha chế | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Xác nhận thanh toán | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ |
| Chấm công vào/ra ca | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Cài đặt chi nhánh | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Thêm nhân viên mới
- Vào Nhân viên → + Thêm nhân viên
- Điền thông tin:
- Họ và tên (bắt buộc)
- Số điện thoại — dùng để đăng nhập, phải duy nhất trong tổ chức
- Vai trò — chọn phù hợp với công việc
- Chi nhánh — nếu có nhiều chi nhánh
- Đặt PIN 4–6 chữ số — nhân viên có thể đổi PIN sau khi đăng nhập lần đầu
- Nhấn Lưu
Nhân viên đăng nhập tại app.xcaphe.vn (opens in a new tab) bằng số điện thoại + slug quán + PIN. Ví dụ slug the-brew thì đường dẫn đăng nhập là app.xcaphe.vn → chọn "The Brew" hoặc nhập slug trực tiếp.
Phiên đăng nhập & Bảo mật
Phiên làm việc của nhân viên có hiệu lực 8 giờ kể từ lúc đăng nhập. Sau đó cần đăng nhập lại.
Chính sách này giúp:
- Bảo vệ khi thiết bị bị bỏ quên không khóa màn hình
- Giới hạn rủi ro khi PIN bị người khác nhìn thấy
- Phù hợp với quy trình ca làm việc sáng/tối
Chủ quán và Manager có thể xem lịch sử đăng nhập của tất cả nhân viên trong phần Nhân viên → Hoạt động.
Đổi PIN
Manager đổi PIN cho nhân viên:
- Vào Nhân viên → [Tên nhân viên] → Đổi PIN
- Nhập PIN mới
- Nhân viên đăng nhập lại với PIN mới
Nhân viên không thể tự đổi PIN — phải thông qua Manager hoặc Chủ cửa hàng. Nếu nhân viên quên PIN, Manager reset ngay từ dashboard.
Vô hiệu hoá tài khoản
Khi nhân viên nghỉ việc, đừng xóa tài khoản — hãy vô hiệu hoá:
- Vào Nhân viên → [Tên nhân viên] → Vô hiệu hoá
- Tài khoản bị khóa ngay lập tức — nhân viên không thể đăng nhập dù biết PIN
- Lịch sử đơn hàng và chấm công vẫn được giữ lại
Lý do nên vô hiệu hoá thay vì xóa: dữ liệu lịch sử (chấm công, đơn hàng đã xử lý) sẽ hiển thị "Đã nghỉ" thay vì bị mất.
Quản lý ca làm việc
Vào Nhân viên → Ca làm việc để xem lịch sử check-in/check-out:
- Thời gian vào ca, ra ca của từng nhân viên
- Tổng giờ làm trong tuần / tháng
- Xuất báo cáo chấm công ra Excel để tính lương
Cách nhân viên chấm công:
- Đăng nhập vào app
- Nhấn nút Vào ca ở màn hình chính
- Khi hết ca, nhấn Ra ca
Nhân viên chuỗi (Multi-branch roles)
Với chuỗi nhiều chi nhánh (gói Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp), có thêm các vai trò cấp chuỗi quản lý tất cả chi nhánh:
| Vai trò | Truy cập | Quyền chính |
|---|---|---|
chain_owner | Toàn chuỗi | Toàn quyền như chủ cửa hàng nhưng cấp chuỗi |
chain_ops | Toàn chuỗi | Vận hành — xem/quản lý đơn hàng, kho tất cả CN |
chain_finance | Toàn chuỗi | Tài chính — doanh thu, báo cáo, không chỉnh sửa |
chain_warehouse | Kho chuỗi | Quản lý điều chuyển kho giữa chi nhánh |
chain_hr | Nhân sự | Quản lý nhân viên toàn chuỗi, thêm/sửa/xóa |
chain_marketing | Khuyến mãi | Tạo và quản lý khuyến mãi, loyalty toàn chuỗi |
Nhân viên chuỗi đăng nhập qua chain dashboard (riêng với app chi nhánh).
Chỉ chain_owner hoặc owner mới có thể gán vai trò chain_owner cho người khác. Nhân viên không thể tự thay đổi vai trò của chính mình.
Vai trò chuỗi chỉ có trên gói Chuyên nghiệp (chain_owner, chain_ops, chain_finance, chain_warehouse, chain_hr) và Doanh nghiệp (thêm chain_marketing và vai trò tùy chỉnh).