Màn hình Barista (POS)
Màn hình Barista là giao diện dành cho nhân viên tại quán — nhận đơn QR từ khách, tạo đơn trực tiếp tại quầy (POS), quản lý bàn, xử lý giao hàng, chấm công và điều phối toàn bộ hoạt động vận hành. Truy cập tại barista.xcaphe.vn (opens in a new tab).
Ghép thiết bị & Đăng nhập PIN
Lần đầu mở Barista App trên một thiết bị mới, cần thực hiện 2 bước: ghép thiết bị bằng mã kích hoạt, sau đó đăng nhập bằng PIN nhân viên.
Mở barista.xcaphe.vn
Truy cập barista.xcaphe.vn trên Chrome hoặc Safari. Màn hình ghép thiết bị xuất hiện tự động khi thiết bị chưa được liên kết.
Nhập mã kích hoạt 6 ký tự
Lấy mã tại Dashboard → Cài đặt → Thiết bị → Thêm thiết bị mới. Nhập mã vào ô trên màn hình barista.
Chọn vai trò thiết bị
Chọn một trong hai vai trò:
| Vai trò thiết bị | Giao diện sau khi ghép | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| POS | Đầy đủ 5 tab (Hàng đợi, Tạo đơn, Bàn, Đặt bàn, Điểm danh) | Màn hình thu ngân, quầy bar, tablet quản lý |
| KDS | Màn hình pha chế toàn màn hình, chọn bếp khi khởi động | Tablet đặt cố định tại bếp hoặc trạm pha |
Đăng nhập PIN
Màn hình hiển thị danh sách nhân viên trong ca. Chọn tên/avatar của bạn, nhập PIN 4–6 số để vào app.
Mã kích hoạt chỉ dùng một lần. Sau khi ghép thành công, thiết bị được nhớ vĩnh viễn cho đến khi bạn chủ động huỷ liên kết tại Dashboard → Cài đặt → Thiết bị. Khi mở lại app lần sau, chỉ cần đăng nhập PIN.
Phân quyền tab theo vai trò nhân viên
Barista App hiển thị khác nhau tuỳ theo vai trò nhân viên đang đăng nhập:
| Tab | Chủ quán / Quản lý | Thu ngân | Barista / Bếp |
|---|---|---|---|
| Hàng đợi (Queue) | ✅ | ✅ | ✅ (chế độ pha chế) |
| Tạo đơn (POS) | ✅ | ✅ | ❌ |
| Bàn (Tables) | ✅ | ✅ | ❌ |
| Đặt bàn (Reservations) | ✅ | ✅ | ❌ |
| Điểm danh (Attendance) | ✅ | ✅ | ✅ |
Nhân viên đăng nhập với vai trò Barista hoặc Bếp sẽ thấy màn hình pha chế (hàng đợi KDS) ngay khi vào app — không có quyền tạo đơn hay xem bàn. Để thay đổi quyền, quản lý vào Dashboard → Nhân viên → Phân quyền.
Hai chế độ chính
| Chế độ | Mô tả |
|---|---|
| Nhận đơn | Hiển thị các đơn QR từ khách — barista confirm và pha chế theo thứ tự |
| Tạo đơn POS | Thu ngân/barista tạo đơn trực tiếp trên màn hình thay cho khách |
Tạo đơn POS
Mở màn hình POS
Từ màn hình chính Barista, nhấn + Tạo đơn mới hoặc chọn bàn bất kỳ để bắt đầu.
Chọn món
Duyệt menu theo danh mục, nhấn vào món để thêm vào giỏ. Chọn biến thể (size, nhiệt độ, topping) nếu có. Nhấn +/− để điều chỉnh số lượng.
Điều chỉnh đơn
- Thêm ghi chú cho từng món hoặc toàn đơn
- Áp mã khuyến mãi
- Xem tổng tiền với VAT breakdown (Tiền hàng + VAT)
Thanh toán
Chọn phương thức thanh toán:
- Tiền mặt — nhập tiền khách đưa, hệ thống tính tiền thừa
- VietQR — xem bên dưới về luồng xác nhận mới
Thanh toán VietQR — luồng xác nhận mới
Kể từ phiên bản mới, đơn hàng chưa được tạo ngay khi chọn thanh toán VietQR. Barista phải xác nhận tổng tiền trước khi mã QR được phát cho khách — tránh tạo nhầm đơn khi giỏ hàng chưa đúng.
Luồng mới:
- Thu ngân chọn Thanh toán → VietQR
- Màn hình hiển thị Xác nhận đơn — kiểm tra lại danh sách món và tổng tiền
- Nhấn Xác nhận & Tạo QR → đơn được tạo, mã QR hiện ra cho khách quét
- Khách chuyển khoản → nhân viên nhấn Đã nhận tiền để hoàn tất
Nếu nhấn Huỷ ở bước xác nhận, giỏ hàng được khôi phục nguyên vẹn để chỉnh sửa tiếp.
Nhận & Xử lý đơn giao hàng
Khi quán có đơn từ các kênh giao hàng (GrabFood, Shopee Food, v.v.) hoặc qua web store, màn hình Hàng đợi hiển thị đơn kèm bộ đếm ngược thời gian chấp nhận.
Đơn giao hàng có thời hạn chấp nhận. Nếu không xử lý trong thời gian quy định, đơn tự động bị từ chối và kênh bán có thể ghi nhận tỷ lệ từ chối cao.
| Thông tin hiển thị | Mô tả |
|---|---|
| Countdown timer | Thời gian còn lại để chấp nhận đơn |
| Tên người nhận | Tên khách đặt hàng |
| Số điện thoại | SĐT người nhận |
| Địa chỉ giao hàng | Địa chỉ đầy đủ |
| COD | Số tiền thu hộ khi giao (nếu có) |
Quy trình xử lý:
Nhận thông báo âm thanh
Đơn giao hàng mới kích hoạt cảnh báo âm thanh và hiển thị nổi bật trong hàng đợi.
Chấp nhận hoặc từ chối
Nhấn Chấp nhận để bắt đầu chuẩn bị. Nếu quán không thể xử lý (hết nguyên liệu, quá tải), nhấn Từ chối và chọn lý do.
Pha chế / chuẩn bị
Đơn chuyển sang trạng thái Đang chuẩn bị trên KDS.
In nhãn vận đơn
Sau khi chuẩn bị xong, in nhãn để dán lên túi hàng (xem phần tiếp theo).
Bàn giao cho shipper
Shipper đến lấy hàng, quét xác nhận, đơn chuyển sang Đang giao.
In nhãn vận đơn
Sau khi chấp nhận đơn giao hàng, barista có thể in nhãn vận đơn ngay từ app — không cần vào dashboard.
| Đơn vị vận chuyển | In nhãn trực tiếp | Tải PDF |
|---|---|---|
| GHN | ✅ | ✅ |
| Ahamove | ✅ | ✅ |
| Grab Express | ✅ | ✅ |
| Viettel Post | ✅ | ✅ |
| J&T Express | ✅ | ✅ |
| Be Delivery | ✅ | ✅ |
| Xanh SM | ✅ | ✅ |
- In trực tiếp — gửi thẳng tới máy in đã kết nối qua Bridge Device
- Tải PDF — tải file về rồi in thủ công hoặc gửi cho shipper
Để cấu hình đơn vị vận chuyển và nhập API keys, xem Giao hàng tận nơi →.
Quản lý tab mở (Open Tabs)
Màn hình Tab mở hiển thị tất cả các bàn đang có đơn chưa thanh toán. Dùng khi khách ngồi dài và gọi thêm nhiều lần.
- Thêm món: Nhấn vào tab đang mở → Thêm món → chọn món và xác nhận
- Xem chi tiết: Hiển thị tất cả món đã gọi, thời gian, và tổng tiền kèm VAT breakdown
- Thanh toán: Nhấn Thanh toán tab → chọn phương thức → hoàn tất
Đơn đã Hoàn thành không thể thêm món. Chỉ các đơn ở trạng thái Chờ xác nhận hoặc Đã xác nhận mới cho phép chỉnh sửa.
Quản lý bàn (sơ đồ bàn)
Tab Bàn hiển thị sơ đồ toàn bộ bàn trong quán — nhấn vào bàn để xem trạng thái đơn hoặc thêm món ngay.
Trạng thái bàn
| Màu | Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Xám | Trống | Bàn chưa có khách |
| Xanh lá | Có khách | Đang phục vụ, có đơn mở |
| Vàng | Chờ thanh toán | Khách đã yêu cầu tính tiền |
| Tím | Đã đặt trước | Bàn có reservation sắp đến |
Chế độ xem
Nhấn nút toggle phía trên sơ đồ để chuyển giữa hai chế độ:
| Chế độ | Mô tả |
|---|---|
| Trạng thái | Màu bàn theo trạng thái đơn (mặc định) |
| Khu vực / Zone | Màu bàn theo khu vực vật lý (tầng 1, tầng 2, sân thượng, v.v.) — dễ định hướng khi quán nhiều tầng |
Lọc theo khu vực
Nhấn vào tên zone ở thanh lọc phía trên để chỉ hiển thị bàn trong khu vực đó. Chọn Tất cả để xem toàn bộ.
Thêm món vào bàn đang có khách
Nhấn vào bàn cần thêm món
Bàn đang có khách hiển thị màu xanh lá. Nhấn vào để mở chi tiết.
Chọn "Thêm món"
Nhấn nút Thêm món — giao diện POS mở ra với giỏ hàng hiện tại của bàn.
Chọn món mới và xác nhận
Thêm món, điều chỉnh tuỳ biến, rồi nhấn Xác nhận — món được gộp vào đơn hiện tại của bàn đó.
Đặt bàn & Reservations
Tab Đặt bàn cho phép tạo và quản lý đặt chỗ trước. Xem hướng dẫn chi tiết tại Đặt bàn & Reservations →.
Đặt bàn là add-on trả phí — 79.000₫/tháng, yêu cầu gói Caphe Pro+. Kích hoạt tại Cài đặt → Add-ons.
Điểm danh & Chấm công
Tab Điểm danh cho phép nhân viên tự chấm công vào/ra trực tiếp trên thiết bị barista — không cần ứng dụng hay thẻ riêng.
| Tính năng | Mô tả |
|---|---|
| Clock-in / Clock-out | Nhấn một nút để ghi nhận giờ vào hoặc ra ca |
| Vị trí GPS | Toạ độ được ghi lại khi chấm công (nếu thiết bị cho phép) |
| Theo dõi phiên ca | Hiển thị thời gian đã làm trong ca hiện tại |
| Cảnh báo đi muộn | Đánh dấu "Muộn" nếu chấm công sau giờ ca bắt đầu |
| Nhật ký hôm nay | Xem lịch sử tất cả lần chấm công trong ngày |
Vào tab Điểm danh
Chọn tab Điểm danh trên thanh điều hướng.
Nhấn "Bắt đầu ca"
Hệ thống ghi nhận giờ vào và vị trí GPS tự động. Bộ đếm thời gian ca bắt đầu chạy.
Nhấn "Kết thúc ca" khi xong
Hệ thống ghi nhận giờ ra. Tổng giờ làm được tính và lưu vào hệ thống.
Quản lý xem báo cáo giờ làm thực tế, đối chiếu ca và tính lương tại Lịch làm việc nhân viên →.
Cảnh báo âm thanh
Barista App phát âm thanh khi có đơn mới hoặc đơn cần xử lý khẩn.
| Cài đặt | Vị trí | Mô tả |
|---|---|---|
| Bật/tắt âm thanh | ⚙ Cài đặt → Âm thanh | Toggle bật/tắt toàn bộ cảnh báo |
Âm thanh hoạt động kể cả khi tab trình duyệt không được focus — phù hợp khi barista đang dùng thiết bị khác và cần nghe thông báo.
Hiển thị VAT
Barista App luôn hiển thị rõ ràng:
| Dòng | Nội dung |
|---|---|
| Tiền hàng | Tổng giá trị món trước thuế |
| VAT (x%) | Tiền thuế, tính theo % cấu hình |
| Tổng cộng | Số tiền khách trả |
Cách VAT được hiển thị phụ thuộc vào priceDisplayMode (xem bên dưới).
Cài đặt hiển thị giá
priceDisplayMode
| Mode | Ý nghĩa | Dùng khi |
|---|---|---|
inclusive | Giá trên menu đã bao gồm VAT. VD: 50.000đ → khách trả đúng 50.000đ | Quán ghi giá all-in (phổ biến nhất) |
exclusive | Giá trên menu chưa có VAT. VD: 50.000đ → khách trả 50.000đ + VAT | Khi menu ghi giá trước thuế |
Cài đặt này ảnh hưởng đến cách tính giá trong giỏ hàng, hóa đơn in và tổng đơn QR.
paymentMode
| Mode | Ý nghĩa |
|---|---|
cafe | Hiển thị nút Xuất hóa đơn trong POS |
restaurant | Ẩn nút xuất hóa đơn — dành cho nhà hàng thanh toán qua bàn |
Cách thay đổi cài đặt
Vào Dashboard → Cài đặt → Thông tin quán để thay đổi priceDisplayMode và paymentMode.
Để thay đổi tỷ lệ VAT (%), vào Dashboard → Kế toán → Thuế VAT.
Sau khi thay đổi cài đặt VAT, reload lại Barista App để áp dụng ngay.
Mở ca & Kết ca
Nút Mở ca và Kết ca nằm ở thanh điều hướng trên cùng Barista App. Xem hướng dẫn đầy đủ tại Mở ca & Kết ca →.
Tóm tắt nhanh:
- Mở ca: Nhập tiền quỹ đầu ca → nhấn Mở ca
- Kết ca thường: Kiểm kê tiền mặt → nhập chênh lệch nếu có → xác nhận
- Bàn giao ca: Chọn nhân viên nhận → nhập tiền bàn giao → xác nhận (ca mới tự mở)
Màn hình Customer Display
Barista App có màn hình Customer Display riêng — mở trên TV hoặc màn hình thứ hai để khách theo dõi đơn hàng và mã QR thanh toán.
Mở màn hình phụ
Nhấn nút 📺 Màn hình phụ trên thanh điều hướng Barista App — màn hình phụ mở trong tab trình duyệt mới với URL ?mode=display&branch={branchId}. Nhấn 🔗 Copy link để sao chép URL rồi dán vào trình duyệt của TV/thiết bị phụ.
Các trạng thái hiển thị
Màn hình phụ tự động chuyển nội dung theo sự kiện từ POS chính:
| Trạng thái | Nội dung hiển thị | Khi nào |
|---|---|---|
| Đang gọi món 🛒 | Danh sách món đang chọn + tổng tiền tạm | Nhân viên đang thêm món vào giỏ |
| Mã QR thanh toán 📱 | QR code lớn + số đơn + tổng tiền | Khách chọn thanh toán VietQR |
| Thanh toán thành công ✅ | Dấu tích xanh + số tiền + danh sách món | Sau khi xác nhận đã nhận tiền |
| Đơn ghi nợ 📋 | Tổng tiền + "Thanh toán sau" | Đơn được tạo nhưng chưa thanh toán |
| Chờ đơn ☕ | Logo XPos + "Chờ đơn hàng..." | Không có hoạt động |
Thông báo giọng nói (TTS)
Màn hình phụ tích hợp Text-to-Speech tiếng Việt:
- Khi có QR: "Đơn hàng số 123, 150 nghìn đồng"
- Khi thanh toán xong: "Đã nhận thanh toán 150 nghìn đồng. Cảm ơn quý khách!"
Phương thức đồng bộ
Màn hình phụ nhận sự kiện qua 3 kênh (tự động chọn kênh phù hợp):
| Kênh | Phạm vi | Mô tả |
|---|---|---|
| BroadcastChannel | Cùng trình duyệt | Nhanh nhất — cùng máy tính |
| LocalStorage | Cùng thiết bị | Dự phòng cho trình duyệt cũ |
| Realtime broadcast | Khác thiết bị | Qua server — TV ở xa POS |
Để kết nối màn hình phụ với TV hoặc tablet ở xa, lấy link tại Dashboard → Cài đặt → Thiết bị và quét QR bằng thiết bị phụ.
Câu hỏi thường gặp
Q: Barista App có chạy offline không?
Có. Khi mất mạng, banner vàng xuất hiện và đơn được lưu local. Sau khi có kết nối trở lại, dữ liệu tự đồng bộ trong vòng 30 giây. Xem thêm hướng dẫn cài PWA →.
Q: Khác gì so với KDS?
Barista App (POS) dùng để tạo đơn và thu tiền. KDS (Kitchen Display System) dùng để pha chế và cập nhật trạng thái đơn. Hai màn hình có thể chạy song song trên các thiết bị khác nhau. Xem KDS →.
Q: Có thể đăng nhập nhiều thiết bị cùng lúc không?
Có. Mỗi thiết bị đăng nhập với device token riêng. Đơn được đồng bộ realtime giữa tất cả thiết bị trong cùng chi nhánh.
Q: Cách cài đặt như app thật (fullscreen)?
Xem hướng dẫn cài PWA cho Android, iOS, iPad và Desktop tại Cài đặt Barista App (PWA) →.
Q: Nhân viên quên PIN thì làm sao?
Quản lý vào Dashboard → Nhân viên → chọn nhân viên → Đặt lại PIN. Không có tuỳ chọn "quên mật khẩu" tự phục vụ trực tiếp trên màn hình Barista App.
Q: Tính năng Đặt bàn có trên tất cả gói không?
Không. Đặt bàn là add-on riêng (79.000₫/tháng hoặc 59.000₫/tháng khi mua theo năm). Xem chi tiết tại Đặt bàn & Reservations →.
Q: Điểm danh GPS có bắt buộc không?
Không. Nếu từ chối quyền truy cập vị trí, chấm công vẫn hoạt động bình thường — hệ thống chỉ không lưu toạ độ. Quản lý vẫn thấy giờ vào/ra đầy đủ.