KDS — Kitchen Display System
Kitchen Display System (KDS) thay thế máy in phiếu bằng màn hình kỹ thuật số — bếp và barista thấy đơn mới ngay khi cashier xác nhận, không cần đợi phiếu in, không lo phiếu bị rơi hay mờ mực. Toàn bộ trạng thái đơn hàng cập nhật đồng bộ giữa KDS và Barista App theo thời gian thực.
Lợi ích so với máy in phiếu:
- Không tốn giấy, không kẹt giấy, không hết mực
- Barista thấy ngay đơn nào đang chờ bao lâu nhờ bộ đếm giờ màu
- Có thể mở trên nhiều màn hình cùng lúc — tất cả đều đồng bộ
- Chạy trên bất kỳ tablet, iPad, hoặc màn hình có trình duyệt
Thiết lập KDS
Chuẩn bị thiết bị
KDS chạy hoàn toàn trên trình duyệt — không cần cài app hay phần mềm đặc biệt. Thiết bị phù hợp:
- Tablet Android hoặc iPad (khuyến nghị màn hình từ 10 inch trở lên)
- Máy tính để bàn hoặc laptop gắn màn hình riêng
- Smart TV hoặc màn hình thứ hai gắn vào máy tính
Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ KDS
Mở Chrome, Safari, hoặc Edge (phiên bản mới nhất), sau đó truy cập:
app.xcaphe.vn/kdsĐăng nhập bằng tài khoản staff
Nhập thông tin đăng nhập của tài khoản nhân viên được phân quyền truy cập KDS. Nếu tài khoản chưa có quyền, quản lý cần cấp quyền tại Nhân viên → Phân quyền.
Chọn chi nhánh
Nếu tài khoản quản lý nhiều chi nhánh, màn hình sẽ hỏi bạn muốn hiển thị KDS cho chi nhánh nào. Chọn chi nhánh đang hoạt động.
Vào chế độ toàn màn hình
Nhấn biểu tượng ⛶ (góc trên bên phải màn hình KDS) để vào chế độ toàn màn hình. Thanh địa chỉ và các nút trình duyệt sẽ ẩn đi — KDS chiếm toàn bộ màn hình như một màn hình chuyên dụng.
Để thoát toàn màn hình, nhấn Esc hoặc di chuyển chuột lên góc trên để lộ nút thoát.
KDS có sẵn trong tất cả gói (Cơ bản trở lên). Không cần phần cứng đặc biệt.
Yêu cầu thiết bị
| Tiêu chí | Yêu cầu tối thiểu | Khuyến nghị |
|---|---|---|
| Kích thước màn hình | 10 inch | 12–15 inch trở lên |
| Kết nối internet | Cần thiết (ổn định) | WiFi 5GHz hoặc LAN |
| Trình duyệt | Chrome / Safari / Edge (2 năm gần nhất) | Chrome phiên bản mới nhất |
| Hệ điều hành | Android 8+, iOS 14+, Windows 10+, macOS Big Sur+ | Không yêu cầu cụ thể |
| RAM thiết bị | 2 GB | 4 GB trở lên |
KDS bắt buộc phải có kết nối internet để nhận đơn theo thời gian thực. Không hỗ trợ chế độ ngoại tuyến. Hãy đảm bảo thiết bị KDS được kết nối WiFi ổn định tại vị trí đặt trong quán.
Giao diện KDS
Màn hình KDS chia thành 3 cột theo trạng thái xử lý đơn:
Luồng xử lý đơn
- Cashier tạo đơn → Đơn xuất hiện ngay cột CHỜ XỬ LÝ trên KDS
- Barista nhấn BẮT ĐẦU → Đơn chuyển sang cột ĐANG PHA — barista đang thực hiện
- Barista nhấn SẴN SÀNG → Đơn chuyển sang cột SẴN SÀNG — đồ uống đã xong, chờ cashier
- Cashier giao cho khách → Đơn hoàn tất, rời khỏi màn hình KDS
Màu sắc bộ đếm thời gian
Bộ đếm giờ trên mỗi thẻ đơn đổi màu theo thời gian chờ để barista ưu tiên đúng thứ tự:
| Màu | Ngưỡng thời gian | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Xanh lá | Dưới 5 phút | Đơn mới, bình thường |
| Vàng | 5 – 10 phút | Khách đang chờ, cần tăng tốc |
| Đỏ | Trên 10 phút | Đơn trễ, cần xử lý ngay |
Khi thẻ đơn chuyển sang đỏ, âm thanh cảnh báo (nếu đã bật) sẽ phát ra để nhắc nhở.
Tùy chỉnh KDS
Để vào cài đặt KDS, nhấn biểu tượng bánh răng ⚙ ở góc màn hình KDS. Các tùy chọn bao gồm:
| Tùy chọn | Lựa chọn | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| Số cột hiển thị | 2 hoặc 3 cột | Màn hình nhỏ → chọn 2 cột cho chữ to hơn |
| Cỡ chữ | Tiêu chuẩn / Lớn | Màn hình đặt xa barista → chọn "Lớn" |
| Âm thanh thông báo | Bật / Tắt | Bếp ồn → bật; khu vực yên tĩnh → tắt |
| Loại âm thanh | Chuông / Bíp / Nhạc nhẹ | Chọn theo sở thích quán |
| Hiện cột "Sẵn sàng" | Hiện / Ẩn | Ẩn nếu KDS chỉ dành cho bếp, cashier theo dõi qua màn hình riêng |
| Bếp / Trạm | Tất cả bếp / Chọn bếp cụ thể | Quán có nhiều trạm pha hoặc bếp nóng riêng |
Thiết lập KDS-only từ Barista App
Khi ghép thiết bị mới tại barista.xcaphe.vn (opens in a new tab), chọn vai trò KDS thay vì POS. Thiết bị KDS-only sẽ:
- Bỏ qua màn hình PIN đăng nhập nhân viên — mở thẳng vào giao diện pha chế
- Hiển thị màn hình chọn bếp/trạm khi khởi động lần đầu
- Chiếm toàn màn hình ngay mà không cần nhấn nút fullscreen
Đây là cách thiết lập khuyến nghị cho tablet đặt cố định tại bếp. Xem thêm Cài đặt Barista App (PWA) → để cài PWA cho tablet.
Dùng nhiều màn hình cùng lúc
Bạn có thể mở KDS trên nhiều thiết bị cùng lúc — tất cả đều hiển thị đúng trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, không có độ trễ.
Một số cách dùng phổ biến:
- 1 màn hình ở barista + 1 màn hình ở bếp bếp nóng — mỗi nơi xử lý phần việc của mình
- 1 màn hình lớn trên tường quán cho khách xem trạng thái đơn của mình
- Tablet nhỏ cho quản lý cầm tay theo dõi khi đông khách
Không cần cấu hình thêm — chỉ cần mở app.xcaphe.vn/kds trên thiết bị thứ hai và đăng nhập là xong.
Tích hợp với Barista App
KDS và Barista App (ứng dụng điện thoại dành cho nhân viên pha chế) hoạt động đồng bộ hai chiều:
- Đơn được tạo trên Barista App hoặc qua POS cashier đều xuất hiện ngay trên KDS
- Khi barista nhấn SẴN SÀNG trên KDS, trạng thái đơn trên Barista App tự động cập nhật — cashier thấy ngay mà không cần được thông báo thủ công
- Ngược lại, nếu barista thao tác trực tiếp trên Barista App, KDS cũng cập nhật tương ứng
Điều này có nghĩa là đội ngũ không cần gọi nhau qua lại để hỏi "đơn nào xong chưa" — mọi người nhìn vào màn hình của mình là biết.
Câu hỏi thường gặp
KDS mất kết nối internet thì sao?
Hệ thống có cơ chế tự động kết nối lại khi mạng phục hồi — bạn không cần làm gì. Tuy nhiên, trong thời gian mất kết nối, đơn mới sẽ không hiển thị ngay trên KDS. Sau khi kết nối lại, nếu màn hình chưa tự cập nhật, hãy tải lại trang (F5 hoặc kéo để làm mới trên tablet) để đồng bộ lại toàn bộ đơn đang chờ. Đơn hàng không bị mất — chúng vẫn được lưu trên hệ thống.
Có thể dùng KDS hoàn toàn không có internet không?
Không. KDS yêu cầu kết nối internet liên tục để nhận đơn mới theo thời gian thực. Hãy đầu tư vào đường truyền internet ổn định tại quán — đây là điều kiện bắt buộc để KDS hoạt động tốt.
Máy in phiếu và KDS có dùng song song được không?
Có. Hai hệ thống hoạt động hoàn toàn độc lập. Bạn có thể bật cả hai — máy in phiếu in ra giấy khi có đơn, đồng thời KDS cũng hiển thị đơn đó. Trong giai đoạn chuyển đổi, nhiều quán dùng cả hai để nhân viên quen dần trước khi bỏ hoàn toàn máy in.
KDS có hỗ trợ nhiều bếp hoặc nhiều trạm pha chế không?
Có. KDS hỗ trợ lọc theo bếp/trạm. Vào ⚙ Cài đặt → Bếp/Trạm, chọn bếp mà màn hình này phụ trách — KDS sẽ chỉ hiển thị các đơn hàng có món thuộc bếp đó. Ví dụ: màn hình trạm espresso chỉ thấy món espresso-based, màn hình bếp nóng chỉ thấy món ăn. Mỗi thiết bị KDS có thể cấu hình bếp khác nhau hoàn toàn độc lập.