Nhà cung cấp & Đơn đặt hàng (PO)
Trước đây, việc đặt hàng nguyên liệu thường diễn ra qua nhóm Zalo, gọi điện thoại, hoặc ghi chép tay — không có lịch sử rõ ràng, dễ quên, và không biết đơn nào đã gửi hay chưa nhận. Module Nhà cung cấp & Đơn đặt hàng trong XCaphe tổ chức lại toàn bộ quy trình này thành một hệ thống có trạng thái rõ ràng, tự động cập nhật kho khi hàng về, và theo dõi được lịch sử giao dịch với từng nhà cung cấp.
Lợi ích thực tế:
- Không bao giờ quên đặt hàng nguyên liệu sắp hết nhờ gợi ý tự động
- Biết ngay đơn nào đang chờ xác nhận, đơn nào đã nhận hàng
- Kho tự động cộng số lượng khi nhấn "Nhận hàng" — không cần nhập tay
- Giá nhập mới nhất luôn được cập nhật để tính chi phí chính xác
Quản lý Nhà cung cấp
Vào Kho → Nhà cung cấp → "+ Thêm nhà cung cấp"
Từ menu chính, chọn Kho, sau đó nhấn tab Nhà cung cấp. Nhấn nút + Thêm nhà cung cấp ở góc trên bên phải.
Điền thông tin nhà cung cấp
Nhập đầy đủ thông tin để tiện liên hệ và đối chiếu hóa đơn:
- Tên nhà cung cấp: Tên công ty hoặc tên cá nhân (ví dụ: "Công ty Phúc Sinh", "Anh Tuấn sữa tươi")
- Người liên hệ: Tên nhân viên kinh doanh phụ trách tài khoản của quán bạn
- Số điện thoại: Dùng để gọi hoặc nhắn Zalo đặt hàng
- Email: Dùng nếu nhà cung cấp gửi báo giá hoặc hóa đơn qua email
- Địa chỉ: Địa chỉ kho/văn phòng (hữu ích khi cần đến lấy hàng trực tiếp)
- Mã số thuế: Dùng để đối chiếu hóa đơn VAT
Chọn điều kiện thanh toán
Điều kiện thanh toán ảnh hưởng đến cách bạn theo dõi công nợ với nhà cung cấp:
| Điều kiện | Ý nghĩa |
|---|---|
| COD | Thanh toán ngay khi nhận hàng |
| Net 7 | Thanh toán trong vòng 7 ngày sau khi nhận hàng |
| Net 15 | Thanh toán trong vòng 15 ngày |
| Net 30 | Thanh toán trong vòng 30 ngày |
Lưu và kiểm tra danh sách
Nhấn Lưu. Nhà cung cấp xuất hiện ngay trong danh sách. Bạn có thể tìm kiếm theo tên hoặc lọc theo điều kiện thanh toán.
Bạn có thể chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp bất cứ lúc nào. Lịch sử PO cũ không bị ảnh hưởng khi cập nhật thông tin.
Tạo Đơn đặt hàng (Purchase Order)
Vào Kho → Đơn đặt hàng → "+ Tạo đơn"
Chọn Kho → tab Đơn đặt hàng → nhấn + Tạo đơn mới. Hệ thống sẽ tự động tạo số PO theo định dạng PO-YYYY-XXXX (ví dụ: PO-2025-0042).
Chọn nhà cung cấp
Chọn nhà cung cấp từ danh sách đã tạo trước đó. Thông tin liên hệ của nhà cung cấp sẽ tự động điền vào PO.
Nếu nhà cung cấp chưa có trong hệ thống, bạn cần thêm họ trước (xem phần Quản lý Nhà cung cấp phía trên).
Thêm nguyên liệu vào đơn
Nhấn + Thêm nguyên liệu, tìm kiếm tên nguyên liệu, sau đó điền:
- Số lượng cần đặt
- Đơn vị tính (kg, lít, hộp, túi…)
- Đơn giá (giá nhập lần này — có thể khác giá lần trước)
Thêm nhiều dòng nguyên liệu khác nhau vào cùng một PO nếu đặt từ cùng một nhà cung cấp.
Lưu nháp → Kiểm tra lại → Gửi đơn
- Nhấn Lưu nháp để lưu đơn ở trạng thái Draft — bạn vẫn có thể chỉnh sửa
- Xem lại tổng số lượng, tổng tiền, và thông tin nhà cung cấp
- Khi đã chắc chắn, nhấn Gửi đơn → trạng thái chuyển sang Đã gửi
Sau khi nhấn "Gửi đơn", bạn có thể in hoặc sao chép thông tin PO để gửi cho nhà cung cấp qua Zalo hoặc email. Hệ thống chưa tự động gửi thông báo cho nhà cung cấp.
Khi hàng về: Nhấn "Nhận hàng" → Kho tự động cập nhật
Khi nhà cung cấp giao hàng, vào PO tương ứng và nhấn Nhận hàng. Điền số lượng thực nhận cho từng nguyên liệu (có thể khác số đặt nếu giao thiếu).
Sau khi xác nhận:
- Kho ngay lập tức cộng thêm số lượng vừa nhận
- Giá nhập mới nhất được cập nhật để tính chi phí nguyên liệu
- Phiếu nhập kho được tạo tự động để lưu lịch sử
Trạng thái Đơn đặt hàng
| Trạng thái | Màu | Mô tả |
|---|---|---|
| Nháp | Xám | Mới tạo, chưa gửi cho nhà cung cấp |
| Đã gửi | Xanh dương | Đã gửi đơn, đang chờ xác nhận |
| Đã xác nhận | Xanh lá | Nhà cung cấp đã xác nhận sẽ giao |
| Đang nhận | Vàng | Đã nhận một phần hàng |
| Đã nhận | Xanh đậm | Nhận đủ hàng, kho đã cập nhật |
| Đã hủy | Đỏ | Đơn bị hủy, kho không bị ảnh hưởng |
Nhận hàng & Cập nhật kho
Khi nhấn Nhận hàng, màn hình hiển thị bảng đối chiếu giữa số lượng đặt và số lượng thực nhận:
- Nếu nhận đủ: Nhập bằng số đặt → đơn chuyển sang Đã nhận
- Nếu nhận thiếu: Nhập số thực nhận (nhỏ hơn số đặt) → đơn chuyển sang Đang nhận, phần còn lại vẫn còn chờ
- Nhận bổ sung sau: Khi lô hàng còn lại về, vào PO đó và nhấn Nhận hàng lần tiếp theo
Giá nhập được cập nhật như thế nào?
Mỗi lần nhận hàng, hệ thống ghi nhận giá đơn giá trên PO làm giá nhập mới nhất cho nguyên liệu đó. Giá này được dùng để tính chi phí nguyên liệu trong báo cáo doanh thu.
Nếu giá thực tế khi nhận hàng khác với giá trên PO (nhà cung cấp điều chỉnh giá), hãy sửa đơn giá trước khi xác nhận nhận hàng để đảm bảo chi phí được tính đúng.
Gợi ý nhập hàng
XCaphe tự động theo dõi tồn kho và so sánh với ngưỡng tối thiểu bạn đã thiết lập cho từng nguyên liệu. Khi một nguyên liệu xuống dưới ngưỡng, nó xuất hiện trong danh sách Gợi ý nhập hàng.
Để xem danh sách này, vào Kho → Gợi ý nhập hàng.
Màn hình gợi ý hiển thị:
- Tên nguyên liệu và tồn kho hiện tại
- Ngưỡng tối thiểu đã thiết lập
- Nhà cung cấp ưu tiên (nếu đã gán)
- Nút Tạo PO nhanh để tạo đơn đặt hàng ngay từ gợi ý
Để thiết lập ngưỡng tối thiểu, vào Kho → Nguyên liệu → Chỉnh sửa nguyên liệu và điền trường Tồn kho tối thiểu.
Liên kết Nhà cung cấp — Nguyên liệu
Mỗi nguyên liệu có thể được gắn với một Nhà cung cấp ưu tiên. Khi tạo PO, hệ thống tự động gợi ý nhà cung cấp phù hợp cho từng nguyên liệu, giúp bạn không cần nhớ "sữa tươi mua ở đâu, cà phê hạt mua ở đâu".
Cách gán nhà cung cấp ưu tiên:
- Vào Kho → Nguyên liệu
- Nhấn vào nguyên liệu cần cài đặt
- Trong tab Thông tin, chọn Nhà cung cấp ưu tiên từ danh sách
- Lưu
Sau đó, khi tạo PO mới và thêm nguyên liệu này, hệ thống sẽ tự động gợi ý đúng nhà cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Một nguyên liệu có thể mua từ nhiều nhà cung cấp không?
Có. Bạn có thể đặt cùng một nguyên liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau (ví dụ: nhà cung cấp chính và nhà cung cấp dự phòng). Tuy nhiên, mỗi nguyên liệu chỉ được gán một nhà cung cấp ưu tiên để hệ thống gợi ý khi tạo PO.
Tôi đã có danh sách nhà cung cấp cũ, import vào được không?
Chưa hỗ trợ import hàng loạt. Hiện tại bạn cần nhập từng nhà cung cấp thủ công qua form. Tính năng import từ file Excel đang nằm trong kế hoạch phát triển. Nếu danh sách của bạn dài, hãy liên hệ hỗ trợ để được giúp nhập liệu.
PO bị hủy sau khi đã gửi cho nhà cung cấp, phải làm thế nào?
Vào PO cần hủy → nhấn Hủy đơn → xác nhận. Nếu chưa nhận bất kỳ hàng nào, kho không bị ảnh hưởng. Nếu đã nhận một phần hàng trước khi hủy, số hàng đã nhận vẫn được giữ trong kho — chỉ phần chưa nhận mới bị hủy.
Làm sao tôi biết đơn nào đã thanh toán cho nhà cung cấp chưa?
Hiện tại module theo dõi thanh toán công nợ nhà cung cấp đang được phát triển. Bạn có thể dùng phần Ghi chú trên PO để đánh dấu trạng thái thanh toán tạm thời.