Kho nguyên liệu
XCaphe theo dõi kho nguyên liệu theo thời gian thực. Mỗi khi đơn hàng hoàn thành, hệ thống tự động trừ nguyên liệu theo công thức pha chế đã cấu hình — không cần nhân viên thao tác thủ công.
Tạo nguyên liệu
Vào Kho → Nguyên liệu → + Thêm nguyên liệu
| Trường | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tên nguyên liệu | "Cà phê Arabica rang xay" | Tên hiển thị trong báo cáo |
| Đơn vị tính | gram, ml, cái, lít, kg, gói | Phải thống nhất với công thức |
| Tồn kho ban đầu | 5000 | Nhập khi thêm lần đầu |
| Ngưỡng cảnh báo | 500 | Thông báo khi tồn kho xuống dưới mức này |
| Giá vốn / đơn vị | 85.000₫/kg | Dùng để tính giá vốn món |
Đơn vị tính phải nhất quán giữa nguyên liệu và công thức. Ví dụ nếu nguyên liệu dùng đơn vị gram, công thức cũng phải ghi bằng gram — đừng trộn lẫn gram và kg.
Nhập kho (Phiếu nhập)
Vào Kho → Nhập kho → + Phiếu nhập
Mỗi phiếu nhập có thể bao gồm nhiều nguyên liệu cùng lúc:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Nguyên liệu | Chọn từ danh sách |
| Số lượng | Số lượng nhập vào kho |
| Đơn giá | Dùng để tính giá vốn (không bắt buộc) |
| Nhà cung cấp | Tên nhà cung cấp (tùy chọn) |
| Ghi chú | Số hóa đơn nhà cung cấp, số lô, hạn dùng |
Khi lưu phiếu nhập, tồn kho các nguyên liệu được cộng thêm ngay lập tức.
Khi lưu phiếu nhập, tồn kho cập nhật ngay lập tức và chính xác ngay cả khi có nhiều giao dịch xảy ra đồng thời.
Tiêu hao tự động theo công thức
Mỗi khi đơn hàng chuyển sang trạng thái Hoàn thành, hệ thống thực hiện:
- Đọc danh sách món trong đơn (bao gồm biến thể size nếu có)
- Tra công thức tương ứng — ưu tiên công thức theo biến thể, fallback về công thức chung
- Tính tổng nguyên liệu cần dùng:
số lượng công thức × số lượng món - Trừ tồn kho và ghi log tiêu hao
Ví dụ: Đơn có 2× Cà phê sữa đá (size M)
Công thức size M: 15g cà phê, 30ml sữa tươi, 200g đá viên
→ Trừ kho: 30g cà phê, 60ml sữa tươi, 400g đá viênNếu một món chưa có công thức, đơn vẫn hoàn thành bình thường nhưng kho không bị trừ cho món đó. Kiểm tra tab Nguyên liệu thiếu công thức trong Kho để phát hiện kịp thời.
Điều chỉnh tồn kho thủ công
Dùng khi cần điều chỉnh tồn kho ngoài quy trình nhập kho / đơn hàng — ví dụ: hàng hư hỏng, đổ vỡ, kiểm tra lại.
Vào Kho → Điều chỉnh → + Ghi nhận điều chỉnh
Khi điều chỉnh, bạn cần chọn lý do:
| Lý do | Mô tả |
|---|---|
spoilage | Hàng hư hỏng, hết hạn |
breakage | Vỡ, đổ, tai nạn |
theft | Thất thoát, trộm cắp |
evaporation | Bay hơi, hao hụt tự nhiên |
found | Tìm lại / kiểm lại thấy thừa |
correction | Sửa lỗi nhập liệu trước đó |
other | Lý do khác (ghi chú bắt buộc) |
Mọi điều chỉnh đều được ghi vào lịch sử điều chỉnh kèm tên nhân viên thực hiện, giúp truy vết nếu có vấn đề.
Hệ thống không cho phép điều chỉnh khiến tồn kho xuống dưới 0. Nếu cần ghi nhận hao hụt lớn hơn tồn kho hiện tại, hãy liên hệ manager để kiểm tra và nhập kho bổ sung trước.
Báo cáo Variance (Tiêu hao thực tế vs Công thức)
Đây là công cụ phân tích quan trọng nhất của module kho, giúp phát hiện lãng phí và gian lận.
Vào Kho → Báo cáo Variance. Chọn khoảng thời gian (mặc định 7 ngày gần nhất):
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tiêu hao công thức | Tổng nguyên liệu hệ thống tính toán dựa trên đơn hàng |
| Tiêu hao thực tế | Tổng nhập kho − tồn kho hiện tại (theo phiếu kiểm kê) |
| Chênh lệch (Variance) | Thực tế − Công thức |
| % Variance | Chênh lệch ÷ Công thức × 100% |
Cách đọc kết quả:
- Variance dương (+): Dùng nhiều hơn công thức → pha sai định lượng, đổ/lãng phí, hoặc nhân viên tự ý thêm nguyên liệu
- Variance âm (−): Dùng ít hơn công thức → công thức chưa chính xác, hoặc có gian lận (giao thiếu cho khách)
- Variance ~0%: Lý tưởng — công thức chuẩn, nhân viên thực hiện đúng
Variance dưới 5% được coi là bình thường do sai số cân đo. Variance trên 10% nên điều tra nguyên nhân.
Kiểm kê (Stocktake)
Thực hiện kiểm kê định kỳ (khuyến nghị cuối tuần hoặc cuối tháng) để cập nhật tồn kho thực tế:
Quy trình 2 bước:
Bước 1 — Tạo phiếu nháp:
- Vào Kho → Kiểm kê → + Tạo phiếu kiểm kê
- Chọn nguyên liệu cần kiểm (hoặc để trống = tất cả)
- Hệ thống tự điền cột "Tồn kho lý thuyết" theo số liệu hiện tại
- Nhân viên đếm thực tế và điền vào cột "Tồn kho thực tế"
Bước 2 — Hoàn thành kiểm kê:
- Kiểm tra cột "Chênh lệch" — xem xét các mục có variance lớn
- Nhấn Hoàn thành kiểm kê
- Hệ thống cập nhật tồn kho theo số thực tế và ghi log điều chỉnh
Phiếu kiểm kê ở trạng thái nháp có thể sửa nhiều lần. Sau khi nhấn "Hoàn thành", phiếu không thể chỉnh sửa — hãy kiểm tra kỹ trước khi xác nhận.
Cảnh báo hết hàng
Hệ thống gửi thông báo in-app khi tồn kho nguyên liệu xuống dưới ngưỡng cảnh báo đã cấu hình.
Danh sách nguyên liệu cần bổ sung cũng hiển thị ngay trên dashboard chính (góc phải, mục Cảnh báo kho). Gói chuỗi và Doanh nghiệp có thêm cảnh báo tổng hợp toàn chuỗi trong Chain Dashboard.