Hóa đơn điện tử
XCaphe tích hợp xuất hóa đơn điện tử hợp lệ thuế qua cổng M-Invoice (kết nối trực tiếp với Cục Thuế). Bạn đăng ký ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế, nhập thông tin vào XCaphe, sau đó hệ thống tự động xuất hóa đơn cho từng đơn hàng.
Tính năng hóa đơn điện tử hiện đang trong giai đoạn beta giới hạn. Để được kích hoạt, liên hệ bộ phận hỗ trợ XCaphe.
Mô hình hoạt động
Bắt đầu sử dụng
Đăng ký hóa đơn điện tử
Liên hệ cơ quan thuế (Chi cục Thuế địa phương) để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn sẽ được cấp:
- Mẫu số (templateNo) và Ký hiệu (serialNo) — VD:
01GTKT0/001và2C26MLN - Tài khoản API M-Invoice: username + password
Kết nối vào XCaphe
Vào Cài đặt → Hóa đơn điện tử trong dashboard, điền đầy đủ thông tin:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
username | Tài khoản M-Invoice |
password | Mật khẩu M-Invoice |
taxCode | Mã số thuế doanh nghiệp |
templateNo | Mẫu số hóa đơn (VD: 01GTKT0/001) |
serialNo | Ký hiệu hóa đơn — phải có chữ "M" ở vị trí thứ 4 (VD: 2C26MLN, 1C25MAA) |
serviceUrl | URL API M-Invoice do nhà cung cấp cấp |
Nhấn Kiểm tra kết nối để xác nhận thông tin đúng.
Cấu hình thông tin doanh nghiệp
Điền tên công ty, địa chỉ đăng ký kinh doanh — các thông tin này sẽ in trên hóa đơn.
Gửi hóa đơn thử nghiệm
Dùng nút Gửi HĐ thử nghiệm để kiểm tra luồng trước khi vận hành chính thức.
Xuất hóa đơn
Tự động
Khi bật Tự động xuất HĐ, mỗi đơn hàng hoàn thành sẽ tự động tạo và ký hóa đơn điện tử, gửi thẳng đến cơ quan thuế.
Thủ công
- Vào Đơn hàng → chọn đơn cần xuất
- Nhấn Xuất hóa đơn
- Điền thông tin người mua:
- Cá nhân (HH): Tên, địa chỉ (tùy chọn)
- Doanh nghiệp (DN): Tên công ty, MST, địa chỉ (bắt buộc)
- Xác nhận — hóa đơn được ký và gửi CQT
Tra cứu và tải lại hóa đơn
- Vào mục Hóa đơn trên menu chính
- Tìm theo số đơn, ngày, hoặc MST khách hàng
- Nhấn Tải PDF để lưu về máy, hoặc Gửi lại để gửi lại cho khách
Câu hỏi thường gặp
Q: Hóa đơn bị lỗi khi xuất thì xử lý thế nào?
Hệ thống tự động retry 3 lần. Nếu vẫn thất bại, hóa đơn ở trạng thái "Lỗi" — bạn có thể thử lại thủ công từ màn hình quản lý hóa đơn.
Q: Ký hiệu hóa đơn cần có chữ "M" ở đâu?
Ký hiệu (serialNo) phải có chữ "M" ở vị trí thứ 4 theo quy định cổng M-Invoice. Ví dụ đúng: 2C26MLN, 1C25MAA. Nếu sai, hóa đơn sẽ bị từ chối.
Q: Khách yêu cầu hóa đơn sau khi đã thanh toán thì làm thế nào?
Vào đơn hàng tương ứng và xuất hóa đơn thủ công. Không có hạn chế thời gian.
Q: Có thể xuất hóa đơn gộp nhiều đơn không?
Hiện tại mỗi đơn hàng tương ứng một hóa đơn. Tính năng hóa đơn gộp đang trong roadmap.
Q: Cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký?
Bạn cần: Mã số thuế (MST) doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ đăng ký kinh doanh. Nếu chưa có MST, liên hệ cơ quan thuế để đăng ký trước.
Hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ về mặt thuế khi doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng đúng ký hiệu hóa đơn được cấp phép.