Mở ca & Kết ca
Quản lý ca giúp theo dõi tiền quỹ đầu ca, doanh thu thực tế và kiểm kê tiền mặt cuối ca — tạo nền tảng cho báo cáo chênh lệch tiền và kiểm soát tài chính hàng ngày. Thao tác mở/kết ca thực hiện ngay từ Barista App, lịch sử xem trên Dashboard.
Luồng quản lý ca
Mở ca
Nút Mở ca hiển thị ở thanh điều hướng trên cùng của Barista App, chỉ khi chưa có ca nào đang mở.
Nhấn "Mở ca"
Trên thanh trên của Barista App, nhấn nút Mở ca. Modal mở ca xuất hiện.
Nhập tiền quỹ đầu ca
Nhập số tiền mặt hiện có trong két/quỹ khi bắt đầu ca. Để trống nếu không có tiền mặt đầu ca (ví dụ: ca đầu tiên trong ngày, két rỗng).
Xác nhận mở ca
Nhấn Mở ca — ca bắt đầu, hệ thống ghi nhận giờ mở và tiền quỹ đầu ca.
Sau khi mở ca, nút Kết ca xuất hiện thay thế. Mọi đơn hàng từ thời điểm này được gắn vào ca đang mở.
Kết ca
Kết ca thu thập thông tin kiểm kê tiền mặt thực tế và tính chênh lệch so với doanh thu hệ thống.
Nhấn "Kết ca"
Trên thanh trên Barista App, nhấn nút Kết ca. Nếu còn đơn chưa hoàn thành, hệ thống cảnh báo:
"Có [n] đơn chưa hoàn thành. Những đơn này sẽ không được tính vào doanh thu ca."
Chọn Quay lại xử lý đơn hoặc Tiếp tục kết ca.
Chọn loại kết ca
| Loại | Ý nghĩa | Dùng khi nào |
|---|---|---|
| Kết ca & đóng quỹ 🔒 | Kết thúc ca, nộp tiền về két, trở về màn hình đăng nhập | Ca cuối ngày hoặc nhân viên nghỉ |
| Bàn giao cho ca tiếp 🤝 | Chuyển quỹ tiếp nối cho nhân viên tiếp theo | Thay ca trong ngày, muốn tiếp tục hoạt động không gián đoạn |
Xem tóm tắt ca
Hệ thống hiển thị tổng hợp ca (read-only):
| Chỉ số | Mô tả |
|---|---|
| Đơn hàng | Tổng số đơn trong ca |
| Doanh thu | Tổng doanh thu |
| Tiền mặt | Doanh thu thu bằng tiền mặt |
| Chuyển khoản | Doanh thu thu bằng QR/online |
| Dự kiến tồn quỹ | Tiền quỹ đầu ca + doanh thu tiền mặt |
Kiểm kê tiền mặt
Đếm tiền thực tế trong két và nhập vào ô Số tiền mặt thực đếm. Hệ thống tính chênh lệch tự động:
| Chênh lệch | Hiển thị |
|---|---|
| = 0 | ✓ Khớp sổ (xanh) |
| > 0 | ▲ Thừa X đ (xanh dương) |
| < 0 | ▼ Thiếu X đ (vàng) |
| |chênh| > 200.000đ | ⚠ Cảnh báo đỏ |
Nếu chênh lệch vượt 50.000đ, trường Lý do chênh lệch bắt buộc phải điền trước khi kết ca (VD: "Thiếu 80k do khách trả nhầm tiền, đã báo quản lý").
(Chỉ bàn giao) Chọn nhân viên nhận ca
Chọn nhân viên sẽ nhận ca tiếp theo từ danh sách. Nhập Tiền bàn giao — mặc định bằng tiền thực đếm. Giảm xuống nếu muốn giữ lại một phần nộp về két.
"Bàn giao 500.000đ · Nộp két 200.000đ"
Thêm ghi chú (tuỳ chọn)
Ghi chú bàn giao, sự kiện đặc biệt trong ca: "Máy POS bị lag lúc 14h, khởi động lại bình thường".
Xác nhận kết ca
Xem lại tóm tắt lần cuối, nhấn Xác nhận kết ca hoặc Xác nhận bàn giao. Dữ liệu ca được lưu, màn hình trở về PIN đăng nhập.
Lịch sử ca trên Dashboard
Vào Dashboard → Ca làm việc để xem và phân tích lịch sử ca.
Xem ca hôm nay
Tab Hôm nay hiển thị ca đang mở (nếu có) và các ca đã đóng trong ngày, kèm:
- Giờ mở / giờ kết
- Tiền quỹ đầu ca
- Tổng doanh thu ca
- Chênh lệch tiền mặt (màu xanh = thừa, đỏ = thiếu)
Lịch sử ca
Tab Lịch sử cho phép lọc theo khoảng ngày và xem bảng:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Ngày / Ca | Tên ca, ngày làm |
| Giờ | Giờ mở — giờ kết |
| Đơn | Số đơn hàng trong ca |
| Doanh thu | Tổng doanh thu |
| Tiền mặt | Doanh thu tiền mặt |
| Online | Doanh thu chuyển khoản |
| Chênh lệch | Tiền thực đếm − Tiền dự kiến |
| Trạng thái | Đang mở / Đã kết |
Chênh lệch từng ca được tổng hợp trong Báo cáo Rủi ro & Tổn thất → tab Rủi ro, giúp phát hiện xu hướng thất thoát tiền mặt theo thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Q: Có bắt buộc phải mở ca mới tạo đơn được không?
Không bắt buộc theo mặc định. Nếu quán muốn bắt buộc mở ca trước khi tạo đơn, bật cài đặt Yêu cầu mở ca tại Dashboard → Cài đặt → Vận hành.
Q: Một ca có thể có nhiều nhân viên không?
Có. Nhiều nhân viên có thể đăng nhập vào cùng một ca (cùng thiết bị hoặc thiết bị khác). Doanh thu và đơn hàng được gộp chung vào ca đang mở tại chi nhánh.
Q: Nhân viên quên kết ca thì sao?
Quản lý có thể kết ca thay từ Dashboard → Ca làm việc → chọn ca đang mở → Kết ca. Dữ liệu doanh thu vẫn được giữ nguyên.
Q: Dữ liệu ca có bị xoá sau khi kết không?
Không. Lịch sử ca được lưu vĩnh viễn và có thể xem lại bất kỳ lúc nào trong tab Lịch sử.