Lịch làm việc nhân viên
Trước đây, việc sắp xếp ca làm việc thường được thực hiện qua nhóm Zalo, file Excel hoặc bảng viết tay — dễ nhầm lẫn, khó theo dõi thay đổi và không có lưu lịch sử. Module Lịch làm việc trong XCaphe cho phép bạn lên lịch ca theo tuần trực tiếp trên phần mềm, nhân viên biết lịch của mình ngay, và quản lý có thể xem báo cáo giờ làm thực tế bất cứ lúc nào.
Lợi ích so với Excel / Zalo:
- Không bị mất lịch khi nhân viên rời nhóm hoặc mất file
- Thay đổi ca được cập nhật tức thì, không cần nhắn lại từng người
- Tự động tính giờ làm và chi phí lao động dự kiến
- Lịch sử ca làm việc được lưu đầy đủ để đối chiếu khi cần
Bắt đầu sử dụng
Vào Nhân viên → tab "Lịch làm việc"
Từ menu chính, chọn Nhân viên, sau đó nhấn tab Lịch làm việc ở phía trên trang.
Chọn tuần
Hệ thống mặc định hiển thị tuần hiện tại. Dùng nút ← Tuần trước và Tuần sau → để điều hướng sang tuần khác nếu cần lên lịch trước.
Nhấn "+ Thêm lịch" để thêm ca cho nhân viên
Nút + Thêm lịch nằm ở góc trên bên phải của lưới. Nhấn vào để mở form tạo ca mới.
Điền thông tin ca làm việc
Điền các trường trong form:
- Nhân viên: Chọn từ danh sách nhân viên đang hoạt động
- Ngày: Chọn ngày cụ thể trong tuần
- Giờ bắt đầu / Kết thúc: Nhập giờ theo định dạng 24h (ví dụ: 06:00 – 14:00)
- Tên ca (tùy chọn): Gán tên gợi nhớ như "Ca sáng" hoặc "Ca cuối tuần" để phân biệt dễ hơn
Nhấn Lưu để xác nhận. Ca sẽ xuất hiện ngay trên lưới tuần.
Bạn có thể tạo nhiều ca liên tiếp cho cùng một nhân viên trong ngày (ví dụ: ca split sáng + chiều). Hệ thống tính tổng giờ làm trong ngày đó.
Ca làm việc mẫu
Dưới đây là một số khung giờ phổ biến cho quán cà phê, bạn có thể tham khảo khi thiết lập lịch:
| Tên ca | Giờ bắt đầu | Giờ kết thúc | Số giờ | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Ca sáng | 06:00 | 14:00 | 8 giờ | Phù hợp giờ cao điểm sáng |
| Ca chiều | 14:00 | 22:00 | 8 giờ | Phục vụ khách buổi chiều tối |
| Ca tối | 18:00 | 24:00 | 6 giờ | Dành cho quán mở muộn |
| Ca split (sáng) | 08:00 | 13:00 | 5 giờ | Kết hợp với ca split chiều |
| Ca split (chiều) | 16:00 | 21:00 | 5 giờ | Ghép cùng ca split sáng |
| Ca mở cửa | 06:30 | 10:30 | 4 giờ | Nhân viên vệ sinh + setup |
Xem lịch tuần
Lưới lịch tuần hiển thị theo ma trận nhân viên × ngày, giúp bạn thấy ngay ai làm ca nào và phát hiện lỗ hổng lịch (ngày thiếu người).
- Hàng ngang: Từng nhân viên
- Cột dọc: Thứ 2 đến Chủ nhật
- Ô màu: Mỗi ca là một ô màu, hiện tên ca và giờ
Điều hướng:
- Nhấn ← Tuần trước / Tuần sau → để xem lịch tuần khác
- Nhấn Hôm nay để quay về tuần hiện tại
- Nhấn vào một ô ca để xem chi tiết hoặc chỉnh sửa
Trạng thái ca làm việc
Mỗi ca có một trạng thái phản ánh tình hình thực tế. Màu sắc và nhãn hiển thị trực tiếp trên lưới:
| Trạng thái | Màu | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Đã lên lịch | Xanh dương | Ca được tạo, chưa xác nhận |
| Đã xác nhận | Xanh lá | Nhân viên đã xác nhận sẽ đi làm |
| Đã hoàn thành | Xám | Ca kết thúc, nhân viên đã đi làm đủ giờ |
| Vắng mặt | Đỏ | Nhân viên không đến ca |
| Đã đổi ca | Cam | Ca đã được đổi sang nhân viên khác hoặc thời gian khác |
Để thay đổi trạng thái, nhấn vào ô ca → chọn trạng thái mới từ menu thả xuống.
Khi đánh dấu ca là Vắng mặt, bạn sẽ được nhắc nhập lý do. Thông tin này được lưu lại để xem trong báo cáo năng suất.
Tab Năng suất
Tab Năng suất (nằm cạnh tab Lịch làm việc) cung cấp báo cáo tổng hợp hiệu suất nhân viên trong khoảng thời gian bạn chọn.
Các chỉ số chính:
| Chỉ số | Cách tính | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Tổng giờ làm | Cộng tất cả ca trạng thái "Đã hoàn thành" | Tính lương, theo dõi giờ OT |
| Tỷ lệ có mặt | (Số ca hoàn thành / Tổng ca lên lịch) × 100% | Đánh giá độ tin cậy |
| Số đơn / ca | Tổng đơn hàng trong ca / Số ca làm việc | Đo năng suất phục vụ |
| Chi phí lao động dự kiến | Giờ làm × Mức lương giờ | Kiểm soát chi phí nhân sự |
Lọc và xuất báo cáo:
- Lọc theo nhân viên cụ thể hoặc xem tất cả
- Chọn khoảng thời gian: tuần, tháng, hoặc tùy chỉnh
- Xuất ra file để lưu trữ hoặc đối chiếu nội bộ
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên nghỉ đột xuất, tôi phải làm gì?
Vào ca làm việc của nhân viên đó → đổi trạng thái sang Vắng mặt → nhập lý do (ốm, việc cá nhân, v.v.). Ca vắng mặt sẽ được tính vào tỷ lệ có mặt trong báo cáo năng suất.
Có thể copy lịch từ tuần trước sang tuần mới không?
Tính năng copy lịch tuần đang nằm trong kế hoạch phát triển (dự kiến Q3/2026). Hiện tại bạn cần tạo lại từng ca. Nếu quán của bạn có lịch cố định hàng tuần, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhập lịch hàng loạt.
Chi phí lao động được tính như thế nào?
Vào Nhân viên → Chi tiết nhân viên → Cài đặt và điền Mức lương giờ (VNĐ/giờ) cho từng người. Hệ thống sẽ tự nhân số giờ làm thực tế với mức lương này để ra chi phí lao động dự kiến trong báo cáo Năng suất.
Nhân viên có thể xem lịch của mình không?
Hiện tại lịch chỉ hiển thị trên dashboard dành cho quản lý. Tính năng cho nhân viên xem lịch cá nhân qua app đang được phát triển.
Tính năng xuất bảng lương trực tiếp từ lịch làm việc đang được phát triển (dự kiến Q3/2026). Hiện bạn có thể xuất báo cáo giờ làm và tự tính lương bên ngoài.